IMPORTANTE Certificação de Software de Facturação
Volta a ser possÃvel anular documentos de facturação
Como é do conhecimento de todos vós, o módulo CXA - Tesouraria Académica, desde a versão inicial 11 do SIGES deixou de permitir a anulação de documentos de facturação, cumprindo assim as exigências do procedimento de certificação de software de facturação, disposto pela portaria 363/2010, nomeadamente aquelas que foram verificadas em testes de conformidade presencial na DSPCIT - Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação da Inspecção Tributária.
Com a maturidade deste processo de certificação de software de facturação, a Digitalis identificou algumas desigualdades funcionais, nomeadamente na permissão de anulação de documentos Factura ou equivalentes, que resulta numa ausência funcional negativa da aplicação CXA em comparação com outras aplicações disponÃveis no mercado.
Contactada pela Digitalis a DSCPCIT reconhece que em sede de testes de conformidade no decorrer do processo de certificação de software se registou dualidade de critério no que se refere ao tema da anulação de documentos, que resultaram em aplicativos menos permissivos que outros.
A recente documentação disponibilizada pelos organismos oficiais expõe sem dúvidas que a anulação de documentos é aceite e permitida, como pode ser observado na questão 24 do documento FAQs PORTARIA DE CERTIFICAÇÃO DE SOFTWARE, Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, ou ainda no campo 4.1.1.2 - Estado do documento, da portaria nº 1192/2009 que regulamenta a exportação do ficheiro SAF-T PT.
Na próxima versão 11.1.0 do SiGES voltará a ser possÃvel a anulação de documentos de facturação. A Digitalis não se limitou a disponibilizar a anulação existente na versão 8.2.x, mas também a melhorou e existem novas regras que têm de ser cumpridas:
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1. O utilizador deve ter privilégio de anulação do documento;
2. O documento a anular deverá ter todos os documentos associados no estado de "anulado";
3. O documento ou associados não poderão ter sido exportados pelo ficheiro SAF-T PT;
A Digitalis alerta os utilizadores do módulo CXA, que a anulação de documentos é uma operação de excepção e que não deve ser utilizada como única forma de ultrapassar entraves operacionais relacionados com a facturação. A anulação de documentos deve ser restrita, regrada, e a sua execução pela tesouraria académica deve ser do conhecimento da área financeira da instituição, que em conjunto deverão definir procedimentos internos que especifique quando deve e não deve ser utilizada a funcionalidade de anulação de documento, ou a emissão de nota de crédito.
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Integração de recibos manuais
O registo informático de documentos de facturação emitidos em sistema externo ou por via manual requer o cumprimento de requisitos, que compõem os esclarecimentos da DSPCIT - Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação da Inspecção Tributária, e podem ser observados no documento FAQs PORTARIA DE CERTIFICAÇÃO DE SOFTWARE, Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, questão 27, na qual se identificam as seguintes regras:
1. Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito;
2. Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias de documento original e armazenados sem qualquer assinatura;
3. Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT, apesar de não terem assinatura do sistema integrador;
4. As facturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação "Cópia do documento original";
Para cumprir os requisitos acima identificados, a administração do módulo CXA - Tesouraria Académica deverá criar uma nova série de documentos para o tipo "Cópia de Original", que deve ser utilizada sempre que seja integrado no módulo CXA um documento emitido por sistema externo ou manual e que tenha sido entregue ao cliente final.
Um documento emitido por via manual não pode ser registado como original no módulo CXA.
